воскресенье, 7 августа 2011 г.

Больной вопрос: как организовать свое время?

 Как сделать жизнь проще? Откуда взять дополнительное время? Каждая из нас задает себе эти вопросы, граничащие с детским «Почему у кошки хвост?». Потому что цейтнот и всего 24 часа в сутках — это данность. Но в наших силах использовать имеющееся у нас время с максимальной эффективностью!
Современная женщина будто настоящая Золушка, и вовсе не потому, что за ней охотится прекрасный принц с хрустальной туфелькой в кармане и королевством на банковском счету.
А потому, что на работе — смесь розовых кустов и злой мачехи (принимать и то, и другое без перчаток), дома — бесконечные мешки с чечевицей да горохом, немытые казанки и несшитое дочкино платье к утреннику, а на закуску — чудеса мужской изобретательности в постели. Для того, чтобы не потерять голову от массы «золушковых» заданий, стоит освоить простые принципы управления своим временем.

10 с хвостиком советов эффективной организации своего времени 

Расставляй приоритеты. Научись из массы заданий выделять для себя главные. Заведи ежедневник, в котором каждую страничку разбей на три части: «самые важные», «важные, но менее срочные» и «наименее важные». По статистике, стратегически важных задач у человека процентов 15 от общего числа. Среднесрочные задачи занимают примерно 20% времени. Зато «мелочь» — такая удивительная вещь, которая способна занять любой предоставленный ей объем. Посвятишь ей день — и кроме нее ничем заняться не успеешь, да еще и не все сделаешь. Заведи себе правило выполнять задачи по мере убывания их важности и срочности! 

Планируй. Не важно, чем ты занята (идешь в магазин, делаешь уборку или устраиваешь разнос подчиненным), планируй свои ближайшие действия. Составляй список покупок, продумывай последовательность действий, задавай себе последовательность задач. Тогда ты не задержишься на несущественном и сохранишь свое время (а в случае с магазином еще и сэкономишь приличную сумму денег). Главное — не давать себе отступать от намеченного плана.

Не трать время зря. По подсчетам специалистов в сфере тайм-менеджмента, на всяческие спонтанные паузы и неоправданные передышки человек тратит в среднем 70 дней в году (около 20% ВСЕГО времени!). Чтобы отучить себя от неэффективных перерывов, попробуй делать свои дела наперегонки… с самой собой. Возьми свою ближайшую задачу, разбейте ее на части и поставьте для выполнения каждого участка работы четкие временные рамки (внимательно прочитать и осмыслить каждый из пяти документов за 20 минут; вымыть полы в кухне за 10 минут, а в коридоре за 15 минут). 

Вокруг должен быть порядок. Для обычного быта и трудовых будней всегда требуется огромное количество разных вещей. Их порядок и организация очень и очень важны! Аккуратно разложи все предметы в тех зонах, где ты их применяешь (посуда на кухне, а не перед телевизором, папки с документами в кабинете, а не на кухне). Старайся не выносить вещи из надлежащих им зон без надобности и не сваливать в кучу ненужные предметы. 

Своди к минимуму. Пять оттенков помады в одной косметичке можно и нужно понять. Но шесть почтовых ящиков на разных e-mail сервисах, число немытых чашек от чая по числу ящиков в рабочем столе и четыре мобилки — это уже серьезно! Сведи количество предметов, которыми ты пользуешься, к минимуму. 

Убивай «лягушек». Речь, конечно, не о настоящих квакушках: в тайм-менеджменте «лягушками» называют неприятные рутинные мелочи, отложенные «на потом» и скапливающиеся в огромный снежный ком. Наглядный пример – глажка белья. Не станешь ведь ради одной блузы раскладывать гладильную доску? Вот и скапливается огромная куча чистого, но мятого белья, и тогда волей-неволей приходится несколько часов пыхтеть над этой кучей с утюгом в руках. Возьми за железное правило избавляться каждый день от одной такой «лягушки». В принципе, если совершать такое «убийство» регулярно, времени это будет занимать минимум, а трудового вдохновения может хватить и еще на пару-тройку этих хитрых «земноводных».

Делегируй полномочия. Лучше сделать самой, чем доверить другим. Только в этом случае можно сделать все качественно, верно? Нет, не верно: такой подход — это путь к постоянному цейтноту и верный метод существенно осложнить себе жизнь лишними хлопотами. Искусство грамотного руководства (временем тоже, кстати) состоит именно в том, чтобы правильно делегировать полномочия. Рассылать пресс-релизы доверь секретарю, вести переговоры — заместителю, в магазин сходить — мужу, а выгулять собаку — ребенку. 

Говори «нет». Ты всегда готова прийти на помощь, но если соглашаться побыть «на подхвате» всякий раз, когда об этом просят, окружающие могут просто-напросто сесть вам на шею. Помни: за тобой всегда остается незыблемое право отказать в помощи, особенно, если помогая другим, ты наносишь ущерб себе и своей семье, отказывая себе в отдыхе и ограничивая время общения с близкими.

Слушай себя. Не забывай слушать собственный организм: вспомни, ты «сова» или «жаворонок». Несмотря на все общепринятые графики работы (5 дней в неделю по 8 часов с 9 утра до 6 вечера), твоя личная эффективность будет гораздо выше именно в те часы, на которые приходится пик именно твоей активности. Планируй выполнение дел, требующих наибольших усилий и концентрации, на «свое» время.

Введи «тихий час». Речь идет не о «сиесте», которую многим в детстве устраивали после обеда, а о часе времени, когда общение с окружающим миром стоит свести к минимуму. В строго определенное время на 60 минут отключи все мессенджеры в компьютере, не делайте и не принимай телефонных звонков, кроме тех, которые в срочном порядке необходимы для работы. Это самое лучшее время эфирной тишины, когда можно сосредоточиться исключительно.

Обедай! Каким бы загруженным и напряженным ни был день, а пообедать надо обязательно. Во-первых, так ты отдохнешь от работы. Во-вторых переведешь дух и наберетесь сил для второй половины рабочего дня. В-третьих, соблюдать режим питания полезно для здоровья и помогает сохранять фигуру и здоровье в полном порядке.

4 комментария:

  1. Рекомендации - супер! Некоторые из них соблюдаю и так. Но всё просчитывать, планировать, убирать, говорить "нет" - совершенно не в моём характере, "Улица полна неожиданностей"! Если я буду следовать этим всем рекомендациям, то одно из двух: либо я стану абсолютно другой, этакой сушёной "миссис совершенство", либо заболею или (и!) сойду с ума, не исключено, что с элементами буйства. Второе вероятнее.

    ОтветитьУдалить
  2. Да, самое тяжелое - научиться отказывать. Совершенно этого делать не умею.

    ОтветитьУдалить
  3. все вроде просто.сохранила для себя.спасибо.пошла убивать лягушек.

    ОтветитьУдалить
  4. удачи! У меня так целая лягушачья ферма

    ОтветитьУдалить